至少100个慈善组织通过共享服务获得处理行政和监管合规事宜等方面的指导与协助，慈善总监透露，正与其他合作伙伴探讨扩大共享服务范围，其中包括技能培训、基本记录工作及提供物流支援等领域。
宋慧纯 hcsong@sph.com.sg
自慈善总监与伙伴机构合作为本地慈善组织提供共享服务，协助这些组织处理行政和监管合规事宜以来，已有超过100个慈善组织的逾200名代表从中受惠。
慈善总监回复《联合早报》询问时也透露，目前正与其他合作伙伴探讨扩大共享服务范围，其中包括技能培训、基本记录工作，以及提供物流支援等领域。
文化、社区及青年部今年5月宣布，较小型的慈善组织今后上网提呈文件给监管机构，或在机构管治、人才管理和科技等方面遇到困难时，可免费或以津贴价向四家提供相关共享服务的机构求助。
这四家机构是新加坡特许秘书协会、新加坡佛教总会、非盈利资讯科技云端服务公司iShine Cloud Limited，以及全国志愿服务与慈善中心旗下的非盈利领袖中心。
慈善总监透露，关于组织治理与电子申报的技术须知培训已从7月起推出。慈善总监观察到，慈善组织最常使用的共享服务包括无需预约的咨询服务、培训坊等，他们从中获得提交与申报年报技术层面的指导，也在过程中更了解监管和治理事项。
采用标准范本
小型机构准备财报更容易
本地有超过半数的慈善组织属小型机构。因资源和人力有限，这些机构在落实合规工作和机构管治方面不时遇到困难。例如旨在灌输年轻人正面价值观，将种族宗教背景各异的年轻人聚在一起为弱势群体提供义务服务的喜悦世界协会，全职员工就不到10人。
喜悦世界协会行政经理林素华（54岁）日前受访时透露，协会过去在准备财务报告时都得向各部门的员工收集资料，然后由她整理成一份报告，再由协会总裁洪俊智审查，看哪些地方需要修改。
有了上述共享服务后，她和洪俊智就向业内人士学习准备财务报告的标准程序，如今已懂得依照标准范本为报告做准备，未来计划将准备财务报告的工作外包给愿意提供服务的审计公司。
除了财务报告，协会也掌握了更好管理义工的窍门。过去10年来，协会的活跃和非活跃义工人数达4000多名。
林素华说：“过去，我们可能只是通过引介或举办活动招募义工。但现在我学习到，义工管理还包括与义工交流，以及组织活动让他们更了解义工须知。”协会刚在7月学以致用，为8名到10名义工举办分享与交流会，也开始委任职员专门管理义工。
林素华说，协会仍处于推行改进措施的阶段，预计要到明年才能看到工作效率的提升。但她希望，随着协会推动的计划日益增加，工作效率的提高会有助他们投入更多心力办活动，同时吸引更多义工加入。
管理本地一家公益机构的江姓负责人则认为，有外界人士提供协助自然好，但这些专业人士协助慈善机构的时间必须够久，而且积极参与，才能真的了解和观察到机构所面对的情况与运作方式，当中存在哪些局限、可能性与改善空间等。
她服务的机构有六名职员，但其中只有两名负责行政、义工管理、财务、人事等工作。对她而言，除了要培训职员的专业技能，机构也需要增聘人手。
江小姐也认为：“在机构治理方面，提供咨询的专业人士必须知道如何提出改进的建议，在遵守慈善机构必须合规的指导原则的同时给予实际改善的提点。对方也应对小型慈善机构的局限有认知，并合理地在做出提议时将局限纳入考量。”
过去，我们可能只是通过引介或举办活动招募义工。但现在我学习到，义工管理还包括与义工交流，以及组织活动让他们更了解义工须知。
——喜悦世界协会行政经理林素华