为了帮助本地会馆把会务转向网上作业，顺利达成居家办公，宗乡总会开办四个有关使用云端软件处理会务的网上课程，来自25家属下会馆的60多名代表将参与。

借助网络科技的便利，新加坡宗乡会馆联合总会召集25家属下会馆的60多名代表，在本月16日开始展开四个有关使用云端软件处理会务的课程，协助他们居家办公。

会馆需要与时俱进，尤其在冠病疫情蔓延时，如何帮助本地会馆把会务转向网上作业，顺利达成居家办公，是一项不小的考验。

宗乡总会目前正在试用两款云端软件来处理会务，包括可以组织网上会议和直播课程的Microsoft Teams，以及用于管理会员资料和会馆数据库的Salesforce。其中，Salesforce原是企业管理客户关系的CRM（Customer Relationship Management）软件，但宗乡总会与研发团队开展合作，为会馆订制了匹配的功能。

微软技术人员线上讲解 网上会议便利多

宗乡总会执行总秘书马进强透露，总会这几个月来已开始试用这两款软件协助秘书处处理会务，因此当疫情来袭，政府宣布所有非必要服务须居家办公时，宗乡总会早已做好网上作业的准备。

会务的数码化可以让许多会馆受惠，各会馆的代表因此热衷参加网课，课程由Microsoft Teams的技术人员在线上讲解，并且将软件功能简单易懂地做出展示。

南洋客属总会总务吴文昌是代表之一。他透露，客属总会有不少年轻董事踊跃报名参加课程，会馆对网络通讯平台的应用目前在初试阶段，主要考虑点是操作上的难易度和安全性。

自农历新年后，疫情初见苗头开始，南洋客属总会就意识到学习网上会议的重要性。吴文昌说，虽然这个平台无法用来召开会员大会，但是董事会议、小组会议都能举行，带来不少便利。

除了通讯，整理会员资料也是一项大工程，尤其是一些拥有上千名会员的大会馆。马进强指出，各会馆的人员流动十分频繁，理事的人事变动，会馆联络人的更替，以及会员的基本资料、会费等等，这些资料过去都是用表格记录。采用高效的CRM技术来整理会馆档案，不仅能缓解秘书处居家工作的难度，也能更详尽地记录会员信息，例如年龄、生日等等，拉近会馆与会员的距离。

潮州八邑会馆执行总秘书陈秀娟说，会馆也向宗乡总会看齐，从去年年底开始试用软件。“学起来不难上手，由于是云端系统，我们在电脑、手机上都能够获取会馆的资料。我们也在每个月的25日让系统自动报告会员的生日，以便为他们寄上生日贺卡。但这只是起步，还有许多功能有待我们去探索。”

各个会馆的秘书处向来有不同的作业方式，会务是否能流畅运作，往往需要经验丰富的人员在秘书处效力。他们是会馆联络网络的中枢，同时掌管会馆多年积累下来的史料和档案，一旦秘书处经历人员更替，又找不到适合的人选接任职务，会馆的运作将停顿不前。

马进强认为，一旦将软件推广下去，秘书处将可以拥有一套规范作业，即便秘书换人，会馆的会务也能更顺利地交接，宗乡总会也能为各个会馆提供相关的培训。

会馆行政网络化大势所趋宗乡总会软件可成模板

“可惜的是，会馆并不是必要服务，因此许多相关的津贴我们无法申请。”马进强说，会馆行政的网络化是大势所趋，需要各方的支持和鼓励。宗乡总会的订制款CRM软件可以成为一个模板，为各个会馆走向数码化提供参照。即便是小型会馆，会员不多因此没有转型的动力，宗乡总会也希望鼓励他们一起跟上网络化的步伐。