公寓或商业大厦出于保安考量，可适度收集访客的个人资料，但应避免记录簿被人随意浏览。
管委会必要时也应采取更严密的资料保护措施，如实施电子访客管理系统，并确保电脑在无人看管时会自动锁屏。
个人数据保护委员会昨天向分层地契管理委员会发布新指导原则，明确阐释管委会在个人资料保护法令下，应如何收集、使用与披露个人资料，以及所该采取的资料保护措施。这套指导原则是在咨询了建设局后制定的。
其中，有关访客的个人资料，指导原则提及，管委会出于保安考量，可记录这类资料，但应避免过度采集。
例如，公寓为确保安全，要求访客出示有照片的身份证件，并记录访客姓名与联络方式的做法，是合理的。
管委会可在特殊情况 记录访客身份证号码
此外，倘若管委会经评估后认为，无法很准确地识别访客将构成重大安全风险，那在这类特殊情况下，记录访客身份证号码以验证其身份，也是属于合理的做法。
即便如此，管委会仍须遵守他们在个人资料保护法令下的义务，制定合理的安全措施来保障访客的个人资料，避免在未经授权的情况下遭人使用或披露。
个人数据保护委员会举例，即使访客基于保安理由，需要在记录簿中填写身份证号码、名字和联络方式，记录簿也不应随意搁置在前台，或是摊开来任其他访客浏览。
“管委会应采取适当的安全措施，以提供所需的更高级别的保障，如实施电子访客管理系统，并且在无人看管时启动电脑的自动锁屏机制。”
此外，指导原则也指出，个人有权向管委会索取自己的闭路电视画面。
换句话说，公寓居民可要求观看公寓闭路电视所拍摄到有关他个人的画面。不过，如果画面中同时出现其他居民，管委员就必须适当地为他们打上马赛克，以保护他们的个人资料。
管委会也可能会不时为居民或大厦租户举办社交活动。倘若管委会出于某个缘故需要在活动上拍照或录像，必须事先知会居民和租户，并取得他们的同意。
举例说，如果公寓为居民举行泳池派对，并打算将派对照片刊登在其网站或告示板上，管委会就应在邀请函中清楚说明，或是在活动场地的入口处张贴通知，同时提供渠道给不愿上镜的居民表明立场。