个人资料保护委员会去年接获三个公寓居民的投诉，指公寓管理委员会或代理把投票名单张贴在告示板上，违反个资保护法令。然而，这些资料一般公众可向土管局购得，因此公寓管理机构未抵触有关法令。

公寓和执行共管公寓居民的名字及单位号码属于公开信息，管理机构把列有相关资料的投票名单或会议记录张贴在告示板上并不抵触个人资料保护法令。

个人资料保护委员会（简称委员会）去年6月至7月间，接获来自三个公寓和执行共管公寓居民的投诉，指公寓管理委员会或管理代理把投票名单或会议记录草稿张贴在告示板上，违反个人资料保护法令。

这些文件上记录着居民的名字、单位号码及各单位享有的投票比率。有居民投诉管理机构在公开资料前没有征询他们同意，也有居民认为公开的期限过长或文件在超过一个告示板上出现。

遭投诉的是榜鹅Prive执行共管公寓的管理代理Exceltec Property Management、实龙岗路附近The Mornington公寓的管理委员会，以及三巴旺丽泉公寓（Seletaris）的管理代理Strata Land Property Consultants。

委员会星期一（12日）就居民的投诉发表判词公布裁决。

个人资料保护法令规定，任何机构不得在没有获得当事人同意下公开他的个人资料，除非有任何法令明文规定有关单位必须那么做。根据建筑维修与分层地契管理法令，管理委员会须把投票者名单和会议记录张贴在布告栏上。

若公开资料与议题无关　委员会将采取行动

判词中解释说，虽然条文中没有点明会议记录里应该包括哪些信息，但委员会的解读是，为了确保会议记录完整和准确，当中可包括居民的个人资料。

不过委员会也告诫说，这不表示管理委员会能任意在会议记录中列出居民的个人资料，要是这些资料与讨论议题无关，委员会仍有权采取行动。

另一方面，委员会也指出，被公开的资料若属于公众可取得的资料，那相关机构便无须事先征询或告知当事人。

按法令，所有的管理委员会都必须备有一份分层名单（strata roll），记录居民的名字、地址和投票比率等。法令规定任何居民、抵押权人、潜在买家，或授权者都可向管理委员会付费申请查阅这份文件。

此外，一般公众可向新加坡土地管理局购得这些资料。在个人资料保护法令下这些都算是公开资料，因此委员会裁定遭投诉的三个管理机构并未抵触有关法令，也不认为文件张贴在告示板上的时间过长。