在新加坡，公司必须设立一名秘书，新加坡公司秘书是新加坡公司依法必须遵守的主要员工。这些法定要求包括提交年度申报表，以及记录和提交董事会决议。今天福智霖就为您介绍新加坡公司秘书非常不一样的角色和责任。
新加坡会计企业管制局（ACRA） 规定，每家新加坡公司必须在公司成立后 6 个月内任命一名公司法定秘书。通常，有专业的秘书服务公司为新加坡公司提供公司秘书服务。以下是公司秘书为确保公司遵守法律的角色和责任。
谁可以成为公司秘书？
新加坡《公司法》的第171条，规定了新加坡公司秘书的指导方针。
例如，公司秘书通常必须居住在新加坡。公司秘书还必须具备”履行公司秘书职责所需的知识和经验”。对于上市公司，新加坡会计企业管制局将其定义为注册备案代理或合格个人。
公司秘书办公室不能空置超过6个月。
新加坡公司秘书职责
新加坡公司秘书的工作范围非常广泛，他们的工作范围从报告和更新公司关于 新加坡会计企业管制局（ACRA） 的信息到为 CEO 准备年度股东大会 （AGM） 议程。以下是用于广泛组织公司秘书典型职责的各种类别。请注意，此列表并非详尽无遗，秘书承担和贡献公司还有许多其他职责：
01
更新并提交 ACRA申报
公司职员的委任、辞职或死亡
董事详情的更新
提交年报
公司章程修正案
股权分配或股份转让
公司名称的更改
02
法定登记册的维护和保管
提交已签署的董事会决议
会议记录（周年股东大会 和 特别股东大会）
发行股份
年报和公司账目的分发
03
筹备董事会会议和股东大会
分发公司的财务报告
出席和会议记录
会议议程的编制
准备董事的决议
04
杂项事务
提交截止日期的提醒
确保公司印章的保管和正确使用
监控股东登记册和股东变动情况
维持股东关系
新加坡公司秘书角色
由于他们的工作范围广泛，而且他们不得不承担各种责任，公司秘书发现自己在公司内担任多个职务。以下是他们承担的各种角色的列表。请注意，这份清单并非详尽无遗，只是强调了公司秘书在新加坡的主要角色。
01
行政角色
这是公司秘书的主要角色，也是他们为公司做出最大贡献。公司秘书的行政能力包括负责任何与 ACRA 相关的合规工作，并确保公司遵守其最后期限，例如按时提交年度回报。
周年股东大会 和 特别股东大会议程和会议纪要也由公司秘书编写和维护。公司秘书还要负责公司股份管理的一些行政工作，如股票发行或转让，以及股东登记册的维护。
从本质上讲，公司秘书是公司所有行政和合规相关职能的骨干。它们确保 ACRA 等监管机构规定的所有要求都完全、准时地得到满足。这使得公司的董事能够专注于业务运营。
02
咨询角色
公司秘书也会向公司提供建议，因为他们对法律和合规框架有广泛的了解，同时还有公司的内部治理。他们经常与董事和股东沟通，为他们提供有关公司的关键信息，以制定战略或补充决策过程。
公司秘书还可以识别任何不遵守某些公司政策的情况，并帮助董事进行必要的更改。他们的建议将确保公司始终符合新加坡的法律和合规框架。
03
信托角色
也许公司秘书不那么出名，但同样重要的角色是他对公司的受托作用。公司秘书负有受托作用，始终本着公司的最佳利益真诚行事，并避免或披露可能出现的任何潜在利益冲突。
与公司任何其他成员一样，公司秘书也受新加坡《公司法》以及相应公司公司章程的约束。
新加坡公司秘书的重要性
鉴于公司秘书在公司中承担着许多角色，找到一个称职和值得信赖的公司秘书公司绝对是一个重要过程，不容忽视。
公司秘书在法律合规方面所扮演的角色非常重要，因为未能充分履行这些职责可能会对您和您的公司产生许多严重后果。许多需求和报告要求都是法律规定的，不遵守这些要求就等于触犯了法律。在这一领域所犯的错误可能代价高昂，罚款、监禁和解除董事或公司秘书的任命等处罚。
因此，公司秘书对于公司的顺利运营以及维护公司在法律和合规领域的诚信至关重要。